比請一個秘書還貼心！ 生成式AI可代替你參加會議、轉錄+分析會議內容

時間管理

如果你是管理者，工作量可能相當繁重，需要有效安排事情的優先順序，卻經常被干擾或是遇到突發事件。面對接連不斷的溝通、會議和職責，有效管理時間變得非常重要。

整合到電子郵件和團隊合作應用程式的生成式AI模型（例如：Teams內建的Microsoft Copilot、或Google Meet內建的Google Gemini）可以透過很多方式，幫你有效管理時間：

預覽一週行事曆

要求生成式AI顯示所有的工作和排定的時間；例如，「在接下來的三天我有什麼計畫？請給我一份詳細清單」。生成式AI還可以為你的行事曆分類，比如個人任務、一對一會議、工作會議、工作坊、活動和私人時間等。

試試看：要求生成式AI製作一個表格，把本週會議按照[請自行指定類別]分類。

試試看：要求生成式AI分析你的每週待辦事項清單，根據你指定的緊急程度和重要性對任務進行排序和摘要。

試試看：要求生成式AI從電子郵件信箱找出標記為「緊急」的待處理會議邀請，並依照截止日期列出清單。

安排任務優先順序

要求生成式AI根據你的待辦事項清單和排定時間提出建議；例如，「關於季度業務審查，根據先前的電子郵件[請自行指定郵件]，建議與[請自行指定對象]安排協調會議」。生成式AI還可以根據任務的優先順序，建議更改日程安排。

會議準備

要求生成式AI從最近往來的電子郵件、聊天紀錄、筆記或文件檢索相關資訊，為通話、活動、會議或工作坊做準備。

試試看：請生成式AI列出你在之前的會議或郵件中同意的執行項目，並根據你提供的議程說明你在即將舉行的會議中預計扮演的角色。

試試看：請生成式AI就即將在工作坊與[請自行指定對象]討論的新產品功能，生成五個討論要點。請把焦點放在[請自行指定文件]。

代表你參加會議

如果無法參加某個線上會議，生成式AI可以幫你歸納會議內容；例如，「如果講者有分享文件，請簡單概述內容」。並且告訴你會議的討論重點和執行項目；例如，「後續步驟是否指派給我負責？期限是什麼時候」。

生成式AI可以代替你參加會議、轉錄會議內容或分析會議紀錄（錄音或錄影）。

試試看：請生成式AI就[請自行指定主題]找出你必須追蹤的問題或討論。

（本文出自《職場人的生成式AI工作法》作者：艾麗莎．法瑞, 賈布里．羅薩尼 譯者：廖月娟)